BAB. 2 RUANG LINGKUP ORAGNISASI DAN METODE

 1.      Sifat dan maksud Organisasi dan Metode

sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diper­gunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi.

2.    Pengertian Efisiensi

Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan. Kalau dirumuskan sebagai berikut:

Efisiensi          = Output dibagi Input

Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam 0 & M adalah sebagai berikut:

·      Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dan hasil kerja tersebut juga harus diper­hatikan.

·      Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.

·      Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.

·      Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keter­batasan kemampuan perseorangan.

·      Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang

·      Prosedur kerja yang praktis. dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mecerminkan bahwa 0 & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan .

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui:

1.       Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2.      Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat

3.      Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat­tepatnya.

4.      Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3.    Ruang Lingkup Organisasi dan Metode

Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me­nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs scopenya.

Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope 0 & M adalah sbb :

1.    Analisis organisasi (organization analysis).

2.    Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).

3.    Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures an i systems).

4.    Pentingnya filing dari segi 0 & M.

5.  • Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).

6.    Pentingnya formulir dari segi 0 & M .

7.    Pendayagunaan mesin kantor (office machine).

8.    Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).

9.    Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (office layout and space planning).

10.  Pentingnya penulisan laporan dalam 0 & M.

11.  Pentingnya buku pedoman kerja.

12.  Pentingnya 0 & M anggaran belanja.

13.  Analisis kepegawaian.

14.  Pentingnya penyederhanaan kerja.

15.  Organisasi unit 0 & M.

16.  Kesimpulan akhir (final conclusion).

Adanya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumberdaya manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.